Eventos virtuales: la nueva realidad y el futuro de las conferencias

Expertos aseguran rápida adopción cultural hacia estos encuentros digitales

Hace menos de un año, pensar en un evento completamente virtual era una premisa muy futurista para muchas industrias o solo parte de la estrategia que se desprendía de uno presencial. Pero, surgió la COVID-19; ese futuro lejano llegó antes de lo esperado y todo cambió.

La situación mundial ocasionada por el coronavirus impactó de manera directa la realización de populares conciertos y festivales en todo el mundo, y reconocidos congresos y conferencias, como el Mobile World Congressen Barcelona, el Apple WWDC, el Red Hat Summit, entre muchos otros, cuyos montajes se caracterizaban por brindar una experiencia única con un despliegue de innovación, tecnología y otros atractivos. Pero ¿cuál es la nueva realidad de estos eventos?

El desarrollo de aplicaciones y sistemas de comunicación digitales como YouTube, Microsoft Teams, Cisco WeBex, Skype, Zoom, Google Meet, y otras más han servido como plataformas para adaptar los tradicionales eventos presenciales en actos virtuales.

“En los eventos virtuales el foco está en el contenido. Esto hace que los participantes valoren más los beneficios de esta modalidad: ahorro de tiempo al no tener que trasladarse hacia una locación y poder participar desde cualquier lugar y dispositivo”

Erika Valenzuela, estratega digital

La empresa de código abierto Red Hat adecuó su Summit anual a una versión virtual, en donde los participantes accedieron a conferencias desde una plataforma en la web en tiempo real y en diferido. El evento, que regularmente se lleva a cabo en Boston o San Francisco, Estados Unidos, recibió 8,900 asistentes en su edición del 2019, pero en su versión virtual de este año rompió récords logrando la asistencia de 80,000 personas.

Apple también decidió celebrar por streaming su congreso anual para desarrolladores, el WWDC. Pero hacerlo virtual no fue la única novedad. El evento que es exclusivo para desarrollares y que regularme tiene un precio de US$1,600 dólares, se transmitió, libre de costos, directamente desde el Apple Park a través de varias plataformas: Apple.com. la aplicación y página web de Apple Developer, Apple TV y YouTube.

ClaroTec, el evento de innovación tecnológica más grande de la República Dominicana y la región del Caribe, cambió este año su suntuoso escenario por uno digital.

Su edición de 2019 se llevó a cabo como un evento masivo, a modo de feria, pero la versión de 2020 se dirigió, como en su primera entrega en 2018, al segmento de negocios con uno de los temas más relevantes para la República Dominicana: la educación.

Mientras que la edición presencial de ClaroTec en 2018 recibió a más de dos mil personas durante sus dos días de desarrollo, este año ClaroTec Educación logró más de 26,000 personas conectadas de forma orgánica durante los dos días del evento virtual y, a la fecha, más de 64,000 reproducciones de las conferencias.

La modalidad virtual de ClaroTec Educación posibilitó ampliar el rango de audiencia, alcanzando a más usuarios de todo el país y la región, quienes tuvieron acceso a un contenido de altísima calidad.

Otra oportunidad que permitió este modo virtual es que permitió reunir a un selecto grupo de reconocidos expertos en materia de educación y transformación de los sistemas educativos, de diferentes partes del mundo, que bajo un mismo evento presencial no hubiese sido posible fusionar.

“La tecnología fue fundamental para realizar un evento de esta magnitud en las actuales circunstancias. Nos pudimos adaptar rápidamente a una necesidad del momento y además dar la oportunidad a que muchas más personas aprovechasen el valioso contenido que se compartió”

Omar Acosta, vicepresidente de mercadeo y comunicación corporativa de Claro Dominicana.

ClaroTec Educación se llevó a cabo libre de costos, con una producción en la que se implementaron importantes recursos digitales. La emisión se realizó desde el portal del evento, Clarotec.do y el canal de YouTube de Claro RD.

“La tecnología fue fundamental para realizar un evento de esta magnitud en las actuales circunstancias. Nos pudimos adaptar rápidamente a una necesidad del momento y además dar la oportunidad a que muchas más personas aprovechasen el valioso contenido que se compartió”, resalta Omar Acosta, vicepresidente de mercadeo y comunicación corporativa de Claro Dominicana.

Más alcance y flexibilidad

¿Cuáles son las ventajas que brindan los eventos virtuales sobre los presenciales? “Cuando hablamos de eventos hay dos factores cruciales que inspiran a la participación en los mismos: el contenido y el relacionamiento o ‘networking’. En los eventos virtuales, aunque existen formas de suscitar el relacionamiento, el foco está en el contenido (speakers, temas de conferencias), esto hace que los participantes valoren más los beneficios de esta modalidad: ahorro de tiempo al no tener que trasladarse hacia una locación y poder participar desde cualquier lugar y dispositivo”, explica Erika Valenzuela, estratega digital.

Continuó al asegurar que “Aunque con el tiempo retomemos los eventos presenciales, las opciones híbridas, y la modalidad completamente virtual vinieron para quedarse, estamos experimentando de forma muy rápida la adaptación cultural hacia la transformación digital y esto incide en el cambio del comportamiento de los asistentes a este tipo de actividades, quienes valorarán cada vez más la experiencia digital en tiempo real y la flexibilidad que esta les ofrece”.Recomendaciones llevar un evento virtual al máximo nivel

La empresa especializada en la medición y el análisis de redes sociales Hootsuite preparó un listado de sugerencias a tomar en cuenta para la realización de un evento virtual. Dentro de estas proponen: realizar un plan, elegir la plataforma a través de la cual se va a transmitir, la promoción a través de los canales claves y realizar un evento inclusivo, tomando en cuenta la fácil accesibilidad, imágenes, tamaño de letra y color de la transmisión.

Pero sin lugar a dudas un elemento esencial a la hora de realizar cualquier evento virtual es contar con una buena conexión fija de internet, de alto rendimiento. Dentro de lo recomendado, como mínimo se debe tener acceso a velocidades desde los 10 megas en adelante.

La llamada “nueva realidad” es más digital que nunca y la realización de eventos virtuales se ha convertido en una tendencia que llegó para quedarse.

Este contenido fue redactado por el equipo de Brand Stories, de Grupo Diario Libre, para Claro Dominicana.

 

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